Direção Municipal de Administração e Finanças

A Direção Municipal de Administração e Finanças integra o Departamento de Recursos Humanos e o Departamento Financeiro.

 

Ao Departamento de Recursos Humanos incumbe genericamente promover, desenvolver e assegurar a gestão integrada dos recursos humanos, formação e condições de trabalho, apoiar o relacionamento com as estruturas representativas dos trabalhadores, alinhar as políticas de Recursos Humanos com a estratégia da organização bem como coordenar e dirigir as atividades relacionadas com as unidades orgânicas flexíveis na sua dependência.

 

Ao Departamento Financeiro incumbe genericamente, proceder à gestão financeira, patrimonial e inventário do município, propor a revisão do manual de políticas e procedimentos contabilísticos e medidas de controlo interno, assegurar a receita, compras e aprovisionamento bem como coordenar e dirigir as atividades relacionadas com as unidades orgânicas flexíveis na sua dependência.

 

O Departamento de Recursos Humanos integra as seguintes divisões:
a) Divisão de Gestão de Recursos Humanos;
b) Divisão de Formação e Condições de Trabalho.

 

À Divisão de Gestão de Recursos Humanos compete:
a) Gerir o quadro de pessoal e elaborar o balanço social;
b) Gerir os perfis de competências;
c) Assegurar a gestão de carreiras;
d) Organizar e manter atualizados os processos individuais;
e) Gerir o sistema de assiduidade;
f) Processar as remunerações e abonos;
g) Apoiar técnica e administrativamente o processo de avaliação de desempenho dos colaboradores, bem como o processo de indigitação e eleição da comissão paritária;
h) Recolher e tratar dados para fins estatísticos e de gestão, designadamente quanto à assiduidade, trabalho extraordinário, ajudas de custo e comparticipação na doença;
i) Proceder à estimativa anual das verbas a orçamentar em despesa com pessoal;
j) O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.

 

À Divisão de Formação e Condições de Trabalho compete:
a) Proceder ao levantamento e análise das necessidades de formação;
b) Elaborar o plano anual de formação e proceder à sua divulgação, execução e avaliação;
c) Assegurar o cumprimento das obrigações legais do Município em matéria de segurança, higiene e saúde no trabalho;
d) Organizar os processos de acidentes de trabalho e doenças profissionais;
e) Assegurar a medicina no trabalho e apoio social aos colaboradores;
f) O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.

 

O Departamento Financeiro integra as seguintes divisões:
a) Divisão de Gestão Financeira e Controlo Orçamental;
b) Divisão de Contabilidade;
c) Divisão de Receita;
d) Divisão de Património Municipal e Inventário;
e) Divisão de Compras e Aprovisionamento;

 

À Divisão de Gestão Financeira e Controlo Orçamental compete:
a) Preparar o Orçamento e as Grandes Opções do Plano, suas revisões e alterações e acompanhar a sua execução;
b) Preparar, em articulação com a divisão de contabilidade, a elaboração dos documentos de prestação de contas;
c) Elaborar relatórios periódicos da atividade financeira;
d) Organizar e informar os processos relativos à contratação de empréstimos e de locação financeira;
e) Acompanhar a evolução da capacidade de endividamento, dos limites da despesa com pessoal e da performance financeira da autarquia;
f) Organizar e manter atualizado o dossier financeiro relativo às comparticipações obtidas através de protocolos, contratos-programa ou fundos comunitários;
g) Desenvolver um sistema de contabilidade de custos e garantir a sua otimização, de modo a determinar custos totais (diretos e indiretos) de cada serviço, função, atividades e obras municipais e apoiar na fixação de tarifas e taxas;
h) O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.

 

À Divisão de Contabilidade compete:
a) Assegurar a regularidade financeira na realização da despesa e supervisionar o cumprimento das normas de contabilidade e fiscalidade aplicáveis;
b) Promover o cumprimento atempado das obrigações fiscais e parafiscais;
c) Proceder ao registo contabilístico na ótica orçamental, patrimonial e de custos bem como gerir o arquivo dos processos de natureza financeira;
d) Controlar e processar as operações de tesouraria;
e) Assegurar a gestão de tesouraria, nomeadamente através da elaboração e acompanhamento do orçamento de tesouraria;
f) O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.

 

À Divisão de Receita compete:
a) Definir e implementar uma estratégia de otimização da arrecadação de receita, através do aproveitamento dos ativos municipais e da cobrança eficaz e eficiente das taxas e outras receitas previstas nos regulamentos municipais e legislação em vigor;
b) Elaborar estudos conducentes à correta afetação dos bens do domínio privado municipal;
c) Monitorizar o processo de liquidação executado por outros serviços liquidadores e assegurando a sua articulação;
d) Elaborar proposta de fixação e atualização das taxas e outras receitas municipais;
e) Acompanhar a elaboração de regulamentos e respetivas alterações com eventual implicação ao nível da cobrança de receita;
f) Analisar os pedidos de isenção e redução de taxas, reembolsos, pagamentos em prestações e anulações de divida;
g) Assegurar a fiscalização das situações de incumprimento, nomeadamente ao nível de não pagamentos e eventual encaminhamento para cobrança coerciva;
h) Assegurar a arrecadação de receitas que não estejam cometidas a outros serviços;
i) Coordenar o serviço de taxas e licenças;
j) Assegura a gestão e atualização dos licenciamentos anuais relativos a publicidade e ocupação do domínio público e outros que decorram de normas regulamentares ou legais;
k) O licenciamento de todos os processos não atribuídos especificamente a outros serviços;
l) Controlar a entrada no cofre municipal da receita virtual vs eventual;
m) O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.

 

À Divisão de Património Municipal e Inventário compete:
a) Elaborar o cadastro e inventariação sistemática de todo o património municipal e assegurar a sua eficiente gestão;
b) Promover a inscrição nas matrizes prediais e na conservatória do registo predial de todos os bens imóveis propriedade do município;
c) Coordenar os processos de aquisição de imóveis, assegurando a sua avaliação e negociação, e eventual encaminhamento aos serviços jurídicos, quando se determine o recurso à expropriação;
d) Integrar a comissão de avaliação de imóveis e prestar-lhe apoio administrativo e técnico;
e) Coordenar os processos de alienação de património municipal, assegurando a sua avaliação e negociação;
f) Liquidar e controlar a cobrança das taxas e produtos da venda de bens;
g) Administrar os bens imóveis municipais, de forma a prevenir e reprimir atos atentatórios da respetiva propriedade;
h) Prestar apoio administrativo ao notário privativo;
i) O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.

 

À Divisão de Compras e Aprovisionamento compete:
a) Elaborar o plano anual de aquisição de bens e promover a sua execução;
b) Assegurar os procedimentos necessários à contratação de aquisição de bens, em colaboração com os diferentes serviços municipais, promovendo a normalização dos bens adquiridos;
c) Promover a celebração de contratos de fornecimento contínuo de bens de consumo permanente;
d) Gerir os contratos de fornecimento de bens, designadamente quanto ao cumprimento dos prazos de entrega e condições de fornecimento contratadas;
e) Determinar, fixar e controlar os consumos médios dos serviços, fornecendo os elementos necessários à elaboração do orçamento anual;
f) Assegurar uma eficiente gestão de stocks;
g) Armazenar os bens adquiridos, assegurando na sua receção a verificação quantitativa e qualitativa, gerindo o respetivo aprovisionamento segundo critérios de economia e eficiência;
h) Definir uma metodologia de qualificação e avaliação contínua de fornecedores;
i) O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.

 

À Secção de Cadastro e Vencimentos compete o seguinte:
a) Alteração do posicionamento remuneratório na aplicação de pessoal (SIGMA), da situação do funcionário bem como inserção dos dados do funcionário na respetiva aplicação;
b) Cálculos dos valores a pagar aos funcionários resultantes da cessação de funções e consequentemente, proceder às mudanças de situação;
c) Conferir, imprimir ou gerar ficheiro de todas as listagens resultantes do processamento de vencimentos dos funcionários;
d) Receção da previsão de trabalho extraordinário, do ponto de trabalho extraordinário e inserção das horas no sistema informático SIGMA. Análise dos pontos de trabalho extraordinário;
e) Receção do ponto de trabalho noturno prestado durante o mês e inserção das horas no sistema informático SIGMA;
f) Registo do número de horas de trabalho extraordinário prestado por mês, assim como as folgas gozadas e a gozar;
g) Tramitação do processo de aposentação através da simulação, preenchimento da nota biográfica, envio via CTT de ofício com o respetivo processo para Caixa Geral de Aposentações;
h) Organização e tramitação dos mapas de férias do pessoal de cada Unidade Orgânica, através do envio às chefias, Comissão de Trabalhadores e aprovação superior. Após aprovação, inserção das férias em Sigma.Cálculos de valores de férias não gozadas, subsídios de férias e proporcionais. Introdução dos valores em SIGMA;
i) Tramitação do processo de Licença Parental;
j) Processamento de vencimentos dos Professores das Atividades de Enriquecimento Curricular; Conferência das folhas de assiduidade mensal; Elaboração de mapas de subsídio de refeição e acerto de vencimentos; Introdução dos valores do subsídio de refeição e acertos de vencimento em SIGMA;
k) Processamento de relatórios mensais para a conferência dos pontos. Registo de todos os horários de trabalho praticados pelos colaboradores afetos aos diversos departamentos da autarquia para controlo de pontualidade e assiduidade dos mesmos;
l) Inserção de todo o tipo de faltas no Sigma. Conferência de assiduidade mensal do Relógio de Ponto. Receção e tramitação de pedidos de alteração do horário de trabalho;
m) Atualização de escalões de abono de família, segundo as normas, no programa de vencimentos;
n) Emissão de declarações e certidões;
o) Receção de cópias das habilitações e CC, bem como a sua atualização no programa de pessoal e respetivo arquivo nos processos individuais;
p) Codificação dos recibos médicos entregues pelos funcionários; Inserção recibos médicos e conferência; Inscrições na ADSE (online); Alterações de dados pessoais de funcionários na ADSE; Atualização de datas de validade dos cartões; Juntas Médicas por doença – ADSE.;
q) Recuperação de Vencimento de exercício perdido;
q) Recuperação de Vencimento de exercício perdido;
r) Receção e tratamento de pedidos espontâneos de colocação e pedidos de estágio curricular por edoc, e-mail ou suporte de papel;
s) Procedimentos Administrativos e Disciplinares;
t) Elaboração de mapa onde constam todas as despesas com os colaboradores da educação;
u) Elaboração de mapa de previsão de despesas com as diversas pontualidades ligadas ao departamento de recursos humanos;
v) Inscrição e desvinculação de Sócios nos Sindicatos, CCD, Atam, etc.
x) Tramitação de processos de penhoras de Tribunais e Ajudas de Custo;
y) Pagamento do Acréscimo da Remuneração Base;
w) Arquivo: gerir o arquivo dos processos de funcionários e de todos os documentos inerentes à secção.
z) O exercício, em geral, de competências que lhe venham a ser atribuídas, dentro da sua área de atuação.

 

À Secção de Contabilidade compete o seguinte:
a) Regularidade financeira na realização da despesa e supervisão no cumprimento das normas de contabilidade e fiscalidade aplicáveis;
b) Tratamento das Operações de Tesouraria. Elaboração de orçamento tesouraria. Articulação e validação da informação contabilística nas diferentes óticas em articulação com tesouraria;
c) Gestão do arquivo dos processos de natureza financeira e tratamento do expediente em geral;
d)Recebimento de receita e processamento de Faturas e Ordens de Pagamento;
e) Levantamento de depósitos;
f) Registo e conferência diária ao cofre, bem como e todas as conferências inerentes ao serviço de tesouraria;
g) Tratamento da despesa na ótica orçamental: elaboração de propostas de cabimento e processos de despesas, procedendo à análise das classificações indicadas pelos serviços, procedimentos adotados e enquadramento fiscal;
h) Tratamento Contabilístico das empreitadas e reconciliações de Património;
i) Obrigações Fiscais e Parafiscais e arrecadação de receita;
j) Especialização de Custos, as reconciliações das contas de existências com a Divisão de Compras e Aprovisionamento, bem como a gestão/monitorização da aplicação POCAL;
k) Monitorização dos outputs gerados pela aplicação POCAL. Cumprimento de prazos, a integridade e qualidade de toda a informação exigível em termos legais;
l) Arquivo: gerir o arquivo dos processos de natureza financeira e tratamento do expediente em geral;
m) O exercício, em geral, de competências que lhe venham a ser atribuídas, dentro da sua área de atuação.

 

À Secção de Receita compete o seguinte:
a) Tramitação dos procedimentos administrativos e a liquidação da receita;
b) Atualização da Tabela de taxas e Licenças com base no índice de inflação;
c) Monitorização do processo de liquidação executado por outros serviços liquidadores;
d) Monitorização da receita própria arrecadada fiscal e não fiscal;
e) Tramitação, informação e liquidação de taxas;
f) Apoio na elaboração do orçamento anual da receita;
g) Apoio na elaboração de propostas de fixação/alteração taxas e outras receitas municipais;
h) Organização, tramitação e informação de todos os processos administrativos via edoc, relacionados com cemitérios, licenças diversas e cartões de residente;
i) Atendimento das dúvidas suscitadas pelo FrontOfice e Munícipes;
j) Liquidação e notificação das renovações das licenças anuais de lixos;
k) Revalidação das taxas e notificação aos concessionários dos ossários municipais;
l) Organização, tramitação e informação de todos os processos administrativos via edoc, relacionados com táxis, ciclomotores e máquinas diversas;
m) Elaboração de ofícios de resposta a informações solicitadas pela Policia, pelos Tribunais e Câmaras Municipais;
n) Organização, tramitação e informação de todos os processos administrativos via edoc, relacionados com publicidade e ocupação da via pública;
o) Verificação através dos Serviços de Fiscalização das situações de incumprimento e certificação de situações que geram dúvidas no andamento do procedimento administrativo;
p)Arquivo de toda a correspondia de ciclomotores e licenças de condução vindo do IMTT.
q) O exercício, em geral, de competências que lhe venham a ser atribuídas, dentro da sua área de atuação.