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C.M Matosinhos

Direção Municipal de Serviços Partilhados

Compete à Direção Municipal de Serviços Partilhados, para além das atribuições comuns previstas no presente regulamento, exercer funções do âmbito do sistema informático municipal; acolhimento e atendimento dos munícipes, Gestão dos recursos humanos da autarquia, Gestão financeira e do património, exercer funções de assessoria jurídica a todos os serviços da Câmara dispondo, para tal, das competências, em geral, definidas para as respetivas unidades orgânicas.

Diretamente dependentes da Direção Municipal de Serviços Partilhados, estão o Departamento Financeiro e o Departamento de Recursos Humanos. Integra também a Divisão de Serviços Jurídicos, Contencioso e Património, a Divisão de Tecnologias de Informação e Comunicação e a Direção Intermédia de 3º Grau - Loja do Munícipe.

Ao Departamento Financeiro incumbe genericamente proceder à gestão financeira, propor a revisão do manual de políticas e procedimentos contabilísticos e medidas de controlo interno; assegurar a receita, compras e aprovisionamento, coordenar e dirigir as atividades relacionadas com as unidades orgânicas flexíveis na sua dependência.

Ao Departamento de Recursos Humanos incumbe genericamente promover, desenvolver e assegurar a gestão integrada dos recursos humanos, formação e condições de trabalho, apoiar o relacionamento com as estruturas representativas dos trabalhadores, alinhar as políticas de Recursos Humanos com a estratégia da organização, coordenar e dirigir as atividades relacionadas com as unidades orgânicas flexíveis na sua dependência.

 

Competências das unidades orgânicas flexíveis do Departamento Financeiro

O Departamento Financeiro integra as seguintes Divisões:

a) Divisão de Gestão Financeira;

b) Divisão de Contabilidade;

c) Divisão de Contratação Pública;

 

À Divisão de Gestão Financeira compete:

a) Preparar o Orçamento e as Grandes Opções do Plano, suas revisões e alterações e acompanhar a sua execução;

b) Preparar, em articulação com a Divisão de Contabilidade, a elaboração do Relatório de Gestão que integra os documentos de prestação de contas;

c) Elaborar relatórios periódicos da atividade financeira;

d) Organizar e informar os processos relativos à contratação de empréstimos e de locação financeira;

e) Acompanhar a evolução da capacidade de endividamento, dos limites da despesa com pessoal e da performance financeira da autarquia;

f) Organizar e manter atualizado o dossiê financeiro relativo às comparticipações obtidas através de protocolos, contratos-programa ou fundos comunitários;

g) Definir e implementar uma estratégia de otimização da arrecadação de receita, através da rentabilização dos ativos municipais, assegurando quer a correta liquidação quer uma cobrança eficaz e eficiente das taxas e outras receitas previstas nos regulamentos municipais e demais legislação em vigor;

h) Monitorizar o processo de liquidação executado por outros serviços liquidadores e assegurando a sua articulação;

i) Elaborar proposta de fixação e atualização das taxas e outras receitas municipais;

j) Acompanhar a elaboração de regulamentos e respetivas alterações com eventual implicação ao nível da cobrança de receita;

k) Analisar os pedidos de isenção e redução de taxas, reembolsos, pagamentos em prestações e anulações de divida;

l) Assegurar a fiscalização das situações de incumprimento, nomeadamente ao nível de não pagamentos e eventual encaminhamento para cobrança coerciva;

m) Assegurar a arrecadação de receitas que não estejam cometidas a outros serviços;

n) Coordenar o serviço de taxas e licenças;

o) Assegurar a gestão e atualização dos licenciamentos anuais, designadamente, os relativos a publicidade e ocupação do domínio público e outros que decorram de normas regulamentares ou legais;

p) Proceder ao licenciamento de todos os processos não atribuídos especificamente a outros serviços;

q) O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.

 

À Divisão de Contabilidade compete:

a) Assegurar a regularidade financeira na realização da despesa e supervisionar o cumprimento das normas de contabilidade e fiscalidade aplicáveis;

b) Promover o cumprimento atempado das obrigações fiscais e parafiscais, nomeadamente através da monitorização da faturação emitida pelos diversos serviços municipais;

c) Assegurar o reporte periódico de informação para organismos do estado e garantir o dever de informação e publicitação exigidos pela legislação em vigor;

d) Proceder ao registo contabilístico na ótica orçamental, patrimonial e de custos bem como gerir o arquivo dos processos de natureza financeira;

e) Proceder aos registos contabilísticos dos movimentos inerentes aos recebimentos e pagamentos efetuados assegurando a respetiva conciliação com os correspondentes movimentos realizados pela contabilidade;

f) Efetuar depósitos, transferências e levantamentos segundo princípios de segurança e critérios de rentabilização dos valores movimentados;

g) Desenvolver, em colaboração com a Divisão de Serviços Jurídicos, Contencioso e Património as ações necessárias ao procedimento criminal dos cheques devolvidos por falta de provisão e outras irregularidades inerentes aos valores e documentos movimentados;

h) Controlar e processar as operações de tesouraria;

i) Assegurar a gestão de tesouraria, nomeadamente através da elaboração e acompanhamento do orçamento de tesouraria;

j) Proceder ao cálculo, monitorização e reporte mensal dos Fundos Disponíveis;

k) Preparar elaboração dos documentos de prestação de contas do Município, individuais e consolidadas;

l) Assegurar a constituição, reconstituição e recomposição do Fundo de Maneio e verificar a aplicação das respetivas normas;

m) Desenvolver um sistema de contabilidade de custos e garantir a sua otimização, de modo a determinar custos totais (diretos e indiretos) de cada serviço, função, atividades e obras municipais;

n) O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nos números anteriores.

 

À Divisão de Contratação Pública compete:

a) Elaborar o plano anual de aquisição e promover a sua execução;

b) Assegurar os procedimentos necessários à concretização dos concursos de aquisições de bens, serviços e empreitadas, em colaboração com os diferentes serviços municipais;

c) Promover a elaboração dos programas de concursos de empreitadas e respetivos cadernos de encargos, recorrendo sempre que necessário a outras unidades orgânicas de forma a garantir uma adequada definição das especificações dos serviços e dos materiais de construção e uma correta definição das condições técnicas (normas, certificados dos materiais, boletins de análise e inspeções técnicas);

d) Gerir todo o procedimento concursal até à sua adjudicação;

e) Garantir a seleção dos fornecedores (em consultas e ajuste direto) de acordo com a sua avaliação contínua;

f) Proceder a todas as publicitações legalmente exigíveis, inerentes ao desenvolvimento do procedimento;

g) Compilar e verificar toda a documentação necessária à celebração de contrato;

h Conferir a faturação relativa aos procedimentos desenvolvidos, em parceria com os serviços requisitantes;

i) Promover a normalização dos bens e dos serviços necessários ao desenvolvimento das atividades da autarquia;

j) Promover a celebração de contratos de fornecimento contínuo de bens de consumo permanente;

k) Gerir os contratos de fornecimento, designadamente quanto ao cumprimento dos prazos de entrega e condições de fornecimento contratadas;

l) Determinar, fixar e controlar os consumos médios dos serviços, fornecendo os elementos necessários à elaboração do orçamento anual;

m) Assegurar uma eficiente gestão de stocks;

n) Armazenar os bens adquiridos, assegurando na sua receção a verificação quantitativa e qualitativa, gerindo o respetivo aprovisionamento segundo critérios de economia e eficiência;

o) Definir uma metodologia de qualificação e proceder à avaliação contínua de fornecedores;

p) Assegurar, em parceria com a Divisão de Tecnologias de Informação e Comunicação, a gestão da Plataforma Eletrónica de Contratação;

q) O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.

 

Competências das unidades orgânicas flexíveis do Departamento de Recursos Humanos

O Departamento de Recursos Humanos integra as seguintes divisões:

a) Divisão de Gestão de Recursos Humanos

b) Divisão de Gestão Organizacional

 

À Divisão de Gestão de Recursos Humanos detém as seguintes atribuições:

a) Gerir o mapa de pessoal da organização, incluindo o pessoal não docente dos agrupamentos escolares e elaborar o balanço social;

b) Gerir os perfis de competências;

c) Assegurar a gestão de carreiras;

d) Organizar e manter atualizados os processos individuais;

e) Gerir o sistema de assiduidade;

f) Processar as remunerações e abonos;

g) Apoiar técnica e administrativamente o processo de avaliação de desempenho dos colaboradores, bem como o processo de indigitação e eleição da comissão paritária;

h) Recolher e tratar dados para fins estatísticos e de gestão, designadamente quanto à assiduidade, trabalho extraordinário, ajudas de custo e comparticipação na doença;

i) Proceder à estimativa anual das verbas a orçamentar em despesa com pessoal;

j) Proceder à Gestão dos Processos de Mobilidade e Cedências de Interesse Público;

k) Assegurar o sistema de recrutamento e seleção ao nível dos recursos humanos necessários à Organização, bem como o processo de recrutamento e seleção de cargos dirigentes;

l) Proceder à gestão dos pedidos de colocação, e estágios (Profissionais e Curriculares);

m) Proceder à gestão dos pedidos de acumulação de funções;

n) Proceder à Gestão da informação relativa a recursos humanos, a prestar junto das entidades centrais;

o) O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.

 

À Divisão de Gestão Organizacional compete:

a) Proceder ao diagnóstico e análise das necessidades de formação;

b) Elaborar o plano anual de formação e proceder à sua execução;

c) Avaliar a formação e calcular o retorno do investimento;

d) Efetuar levantamentos que sustentem o planeamento dos recursos humanos no médio-longo prazo;

e) Gerir as competências e reafectar os recursos Humanos aos postos de trabalho dentro da autarquia – Gestão da Mobilidade interserviços;

f) Intervir, de forma organizada e multidisciplinar, para dar resposta às situações em que o projeto profissional do colaborador foi afetado, por algum motivo, reorganizando as competências de trabalho para assegurar a continuidade da carreira profissional: Equipa de Prevenção e Reintegração Profissional;

g) Assegurar o cumprimento das obrigações legais do Município em matéria de Medicina do Trabalho;

h) Assegurar o cumprimento das obrigações legais do Município em matéria de higiene e segurança no trabalho (dentro das instalações da autarquia, incluindo as obras por administração direta);

i) Efetuar o tratamento estatístico do absentismo e propor medidas que visem a sua prevenção;

j) Promover iniciativas e estabelecer protocolos com entidades externas que visem a promoção boas práticas de trabalho e a manutenção da saúde global;

k) Participar no processo de Aquisição dos Equipamentos de Proteção Individual e Coletiva;

l) Gerir os processos de acidentes de trabalho e doenças profissionais;

m) Promover o apoio socioeconómico aos colaboradores (Gabinete de Apoio Social – GAS), bem como dinamizar este serviço;

n) Promover o envelhecimento ativo dos colaboradores aposentados através de projetos específicos;

o) Proceder à Gestão dos Métodos de Trabalho (estudar, propor e concretizar métodos que melhorem a eficiência);

p) Dinamizar o SIADAP em termos metodológicos e das melhores práticas aplicáveis;

q) O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nos números anteriores.

 

Competências da Subunidade Orgânica da Divisão de Gestão Financeira

À Secção de Receita compete o seguinte:

a) Proceder à organização, tramitação e informação dos procedimentos administrativos relacionados com publicidade e ocupação da via pública, cemitérios, recolha de resíduos sólidos industriais e comerciais, cartões de residente, táxis, ciclomotores e máquinas diversas, licenças diversas, assegurando a liquidação das taxas e outras receitas que lhe estão associadas;

b) Atualizar a Tabela de Taxas e Licenças com base no índice de inflação;

c) Monitorizar o processo de liquidação executado por outros serviços liquidadores;

d) Monitorizar a receita própria arrecadada fiscal e não fiscal;

e) Apoiar na elaboração do orçamento anual da receita;

f) Apoiar na elaboração de propostas de fixação/alteração taxas e outras receitas municipais;

g) Proceder ao atendimento das dúvidas suscitadas pelos Munícipes;

h) Verificar através dos serviços de fiscalização as situações de incumprimento, as situações que geram dúvidas na tramitação do procedimento administrativo e certificação do cumprimento das declarações constantes nas comunicações prévias;

i) O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.

 

Competências da Subunidade Orgânica da Divisão de Gestão de Recursos Humanos

À Secção de Cadastro e Vencimentos compete o seguinte:

a) Proceder à atualização da situação do funcionário através da inserção dos dados do funcionário, nomeadamente de cópias das habilitações e CC e respetivo arquivo nos processos individuais e na aplicação informática de gestão de pessoal, procedendo à alteração do posicionamento remuneratório, sempre que aplicável;

b) Proceder à codificação, inserção e conferência dos recibos médicos entregues pelos funcionários, inscrições na ADSE (online) e alterações de dados pessoais de funcionários na ADSE e outras atividades relacionadas com a ADSE;

c) Proceder à receção da previsão de trabalho suplementar, do ponto de trabalho suplementar, do trabalho noturno, das folgas gozadas e a gozar e inserção das horas no sistema informático.

d) Inserir todo o tipo de faltas no sistema informático, conferência de assiduidade mensal do Relógio de Ponto, receção e tramitação de pedidos de alteração do horário de trabalho e tramitação do processo de Licença Parental;

e) Elaborar o mapa onde consta todas as despesas com os colaboradores da educação;

f) Proceder à inscrição e desvinculação de Sócios nos Sindicatos, CCD, Atam, etc.

g) Tramitar processos de penhoras de Tribunais e Ajudas de Custo;

h) Imprimir ou gerar ficheiro de todas as listagens resultantes do processamento de vencimentos dos funcionários e Professores das Atividades de Enriquecimento Curricular, cálculo dos valores a pagar aos funcionários resultantes da cessação de funções, da atualização de escalões de abono de família, recuperação de vencimento de exercício perdido e pagamento do acréscimo da Remuneração Base;

i) Tramitar o processo de aposentação através da simulação, preenchimento da nota biográfica, envio via CTT de ofício com o respetivo processo para Caixa Geral de Aposentações;

j) Proceder à organização e tramitação dos mapas de férias do pessoal de cada Unidade Orgânica, através do envio às chefias, Comissão de Trabalhadores e aprovação superior. Após aprovação, inserção das férias no sistema informático. Cálculos de valores de férias não gozadas, subsídios de férias e proporcionais.

k) Proceder à receção e tratamento de pedidos espontâneos de colocação e pedidos de estágio curricular por via eletrónica ou suporte de papel;

l) Efetuar o Arquivo;

m) O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.

 

À Divisão de Serviços Jurídicos, Contencioso e Património, compete:

a) Emitir pareceres jurídicos sobre reclamações e recursos administrativos, bem como sobre petições ou exposições sobre atos ou omissões dos órgãos municipais ou sobre procedimentos dos serviços;

b) Proceder à instrução de processos de meras averiguações, de inquérito, sindicância ou disciplinares determinados superiormente;

c) Colaborar na elaboração de projetos de posturas e regulamentos municipais e providenciar pela sua atualidade e exequibilidade;

d) Apoiar a atuação da Câmara Municipal na participação, a que esta for chamada, em processos legislativos ou regulamentares;

e) Assegurar o patrocínio judiciário nas ações propostas pela Câmara Municipal ou contra ela, bem como nos recursos interpostos contra os atos dos órgãos do Município, garantindo o apoio necessário quando o patrocínio for assegurado por mandatário externo;

f) Assegurar a defesa dos titulares dos órgãos municipais ou dos colaboradores quando sejam demandados em juízo por causa do exercício das suas funções;

g) Instruir os requerimentos para obtenção das declarações de utilidade pública de bens e direitos a expropriar, acompanhar os respetivos processos de expropriação ou de requisição ou constituição de qualquer encargo, ónus ou restrição que sejam consentidos por lei para o desempenho regular das atribuições do Município;

h) Instruir e acompanhar os processos que se refiram à defesa dos bens do domínio público a cargo do Município e ainda do património que integre o seu domínio privado;

i) Uniformizar as interpretações jurídicas;

j) Criar e manter uma base de dados atualizada de regulamentos internos, normas e demais legislação em vigor aplicável à Autarquia;

k) Assegurar o apoio jurídico às restantes unidades orgânicas do Município;

l) Instruir e tramitar os processos de contencioso administrativo e execução fiscal;

m) Analisar a conformidade legal das respetivas certidões de divida, nomeadamente os elementos relativos ao valor do débito, contagem de juros de mora e prescrição;

n) Emitir mandados de penhora;

o) Proceder à penhora de bens;             

p) Sugerir decisão de formulação de propostas com vista à extinção dos processos nas suas diversas modalidades: pagamento, declaração em falhas, anulação do débito e outros;

q) Cumprir as decisões ordenadas pelo tribunal tributário;

r) Levar a cabo a cobrança coerciva de dívidas de natureza fiscal e parafiscal;

s) Instruir e tramitar os processos de contraordenação;              

t) Instruir os procedimentos conducentes à tomada de medidas de tutela da reposição da legalidade urbanística decorrentes do incumprimento de embargos, de trabalhos de correção ou alteração, demolição da obra e reposição do terreno ou de cessação da utilização, com vista à posse administrativa em processos provenientes da Divisão de Gestão Urbanística e, ainda, instaurar os processos-crime e as ações cíveis que se mostrem necessárias ao cumprimento do ordenamento jurídico em vigor e à defesa dos interesses e direitos do município;

u) Instruir os procedimentos conducentes à reposição da legalidade, com origem em autos elaborados pela Polícia Municipal, decorrentes de infrações às normas legais e regulamentares e instaurar os processos-crime e as ações cíveis que se mostrem necessárias ao cumprimento do ordenamento jurídico em vigor e à defesa dos interesses e direitos do município;

v) Elaborar o cadastro e inventariação sistemática de todo o património municipal e assegurar a sua eficiente gestão;

w) Promover a inscrição nas matrizes prediais e na conservatória do registo predial de todos os bens imóveis propriedade do município;

x) Executar a digitalização dos processos de cadastro e das parcelas municipais, garantindo igualmente a sua georreferenciação;

y) Coordenar os processos de aquisição, permuta, alienação e oneração de imóveis, assegurando o cumprimento da legislação e regulamentos em vigor e a melhor rentabilização, atendendo ao enquadramento estratégico do Executivo e as condições do mercado imobiliário;

z) Integrar a comissão de avaliação de imóveis e prestar-lhe apoio administrativo e técnico;

aa) Assegurar a avaliação e negociação dos imóveis a adquirir, permutar e alienar;

bb) Organizar e acompanhar os processos de desafetação do domínio público;

cc) Atualizar anualmente o valor das rendas, liquidar e controlar a cobrança dos rendimentos de propriedade do Município;

dd) Elaborar estudos conducentes à correta afetação dos bens do domínio privado municipal;

ee) Administrar os bens imóveis municipais, de forma a prevenir e reprimir atos atentatórios da respetiva propriedade;

ff) Prestar apoio administrativo ao oficial público;

gg) O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.

 

À Divisão de Tecnologias de Informação e Comunicação compete:

a) Coordenar o sistema informático municipal e a implementação das ações necessárias à sua concretização;

b) Definir a estratégia de arquitetura de sistemas, de informação e comunicações da Autarquia e garantir a sua salvaguarda;

c) Assegurar as plataformas tecnológicas que garantam as ações de racionalização e modernização do funcionamento dos serviços municipais;

d) Definir, planear e gerir os projetos informáticos do município, acompanhando o seu planeamento, desenvolvimento e implementação;

e) Gerir os equipamentos informáticos e respetiva manutenção e renovação;

f) Manter e atualizar as aplicações informáticas e apoiar os seus utilizadores;

g) O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.

 

À Loja do Munícipe - direção intermédia de 3º grau compete:

a) Implementar um modelo de acolhimento aos munícipes que traduza uma efetiva aproximação entre a população e os eleitos locais;

b) Proceder a um atendimento multicanal personalizado de todos os munícipes, sendo o elo de ligação com os diversos serviços municipais;

c) Coordenar toda a atividade de atendimento das lojas municipais e os Espaços Internet do município;

d) Criar modos expeditos de atendimento para que seja prestada informação pronta, clara e precisa;

e) Gerir o sistema de gestão de relacionamento com o munícipe (CRM);

f) O exercício, em geral, de competências que a lei atribua ou venha a atribuir ao Município relacionadas com as descritas nas alíneas anteriores.

 

Competências da Subunidade Orgânica da Divisão de Serviços Jurídicos, Contencioso e Património

À Secção de Contencioso Tributário e Contraordenações compete o seguinte:

a) Organizar os processos para remessa ao Tribunal Administrativo e Fiscal do Porto;

b) Proceder ao registo nos livros, avisos para os executados e organização do processo;

c) Realizar Citações pessoais e penhoras;

d) Análise de autos de notícia, elaboração de ofícios para os arguidos;

e) Análise de defesas escritas;

f) Elaboração de projetos de decisão, bem como a notificação de decisões;

g) Emissão de Guias de receita;

h) Remessa de processos para tribunal em caso de impugnação ou para execução coerciva;

i) Efetuar o Arquivo.

k) O exercício, em geral, de competências que lhe venham a ser atribuídas, dentro da sua área de atuação.